BPM nedir ve İşinize ne fayda sağlar?

Yöneticiler için Özet

Odoo CMS - bir büyük resim

İş Süreçleri Yönetimi (BPM) sadece bir cümlede nasıl tanımlanır? Bazı tanımlar olsa da, muhtemelen burada ortak bir zemin bulacaksınız: BPM, organizasyonların işlerini daha iyi yapmalarına yardımcı olur.


BPM nedir?

BPM, iş süreçlerini sürekli olarak modelleme, yürütme, ölçme ve iyileştirme döngüsünde optimize ederek iş performansını yönetmek ve iyileştirmek için bir strateji olarak tanımlanabilir. BPM faaliyetleri, uygun bir yönetim çerçevesi içinde iş süreçlerinin yürütülmesini gerçekleştirerek ve yöneterek tasarım ve keşif yapılmasını içerir.

Bir iş süreci nedir?

Bir iş süreci, iç veya dış müşterilere iş değeri sağlayan insanlar ve sistemler tarafından yürütülen bir dizi ilişkili faaliyettir.


Adım 1 - İş Süreçleri Modellemesi

Süreç modellemesi bu aşamada gerçekleşir, yani faaliyet dizisinin, akışlarının ve sorumlu kişilerin görsel bir tanımlaması. Genellikle bu diyagramın detaylandırılması için standart bir işaret kullanılır; en yaygın olanı BPMN'dir (İş Süreç Yönetimi Notu).


GERÇEK BiR VAKAYI incelersek

Örnek olarak, çoğu kuruluşta yaygın olarak bulunan malzeme veya hizmetler için satın alma siparişi verilebilir. Bir çalışan tarafından bir talep yapıldıktan sonra, süreç önceki bütçeleri veya mevcut stoğu doğrulamak için satın alma analistine gider. Daha sonra, onay ve satın alma için alt süreçlere ayrılabildiği onay için yönetime devam eder. Sorumlu kişiler, kurallar ve faaliyet sırası görsel olarak temsil edilir.


Satın alma süreci BPMN



İşte bir satın alma sürecinin ilk versiyonuna sahibiz! Bir diyagram ile süreci daha net olarak anlayabilir ve sorgulamaya tabi tutabiliriz. Model uygun mu? Darboğaz var mı? İlgili tüm alanlar sürece dahil mi

2. Adım - İşlemi otomatik hale getirme

Uygun şekilde çizilen bir işlemin değeri vardır. Ama şimdi ne var? Bir sonraki adıma geçmek için teknolojinin kullanılması şarttır. BPM kavramları teknolojik destekten kaynaklanmaktadır. Modellenmiş süreci, icra edilebilecek bir şeye çevirmekle ilgilidir.

Örneğimizi kullanarak, bir satın alma siparişi $ 1,000.00'dan fazlaysa, işlem yönetim onayı gerektirir. Bir BPM sistemi bu kuralı yorumlayacak ve etkinliği onaylayana yönlendirecektir. Etkinlikten sorumlu kişi, gelen kutundaki görevi alır. Sistem tarafından yürütülen iş kuralları hakkında endişe duymadan verilen bir görevi daha sonra işleyebilir veya iade edebilir / onaylayamazlar.

Otomasyonun karmaşıklığı da infaz hacmini dikkate almalıdır. Yani, çoğu zaman aynı anda meydana gelen bir sürecin oluşumları. Bu, yönetimin elle veya tek tek yapılmasıyla ilgili bir sorun olabilir, ancak bir BPM sistemi için basit bir görevdir.

Otomasyonun bu aşamasında entegrasyonlar bir başka önemli unsurdur. Önemli bilgilerin, kurum içindeki diğer kaynak ve sistemlere dağıtılabileceğini biliyoruz: modellenmiş süreçler için iş kuralları için gerekli olabilecek bilgiler. Kullanılan teknolojiden bağımsız olarak, bu bilgilere kolay erişim olması önemlidir.


3. Adım - Süreci ölçme ve analiz etme

Bir süreci bir sistemle otomatikleştirdikten sonra, örneğin ana performans göstergelerini (KPI) tanımlamanız gerekir, örneğin:


  • Her aşamada kaç satın alma siparişi var?

  • Bir satın alma işlemini tamamlamak için ortalama süre nedir?

  • Satınalma siparişinin onaylanması için ortalama süre nedir?

  • Her bireyin iş yükü nedir? Darboğaz var mı?

Ölçme ve analiz süreçleri ve BPM'de önemli bir adımdır. Bu şekilde, her bir işlemin ne kadar iyi çalıştığını ve sorunların nerede olduğunu kesin olarak bilerek öğrenebilirsiniz. Sonuç olarak, kaynaklarınızı, zamanınızı ve paranızı en iyi nerede kullanacağınızı biliyorsunuz.


4. Adım - İyileştirme

Rakamlar, iyileştirme fırsatlarını tanımlamamıza yardımcı olur, ancak yalnızca bu geliştirmeler gerçekten uygulanmışsa faydalı olacaktır. İş yüklerindeki değişiklikler, kaynakların yeniden dağıtımı ve değer katmayan faaliyetlerin ortadan kaldırılması, süreç performansını iyileştirmek için uygulanabilecek bazı iyileştirme örnekleridir.

Bu değişiklikler dinamik olmalı, aynı zamanda kontrol edilmelidir. Revizyon kavramı bu süreçte önemli bir müttefiktir. Değişiklikler yapılır ve belgelenir ve yeni revizyon sadece onaylandıktan sonra yürürlüğe girer. Bu arada, kullanıcılar mevcut sürümü görüntüler ve çalıştırır. Süreç hiçbir zaman kullanılamaz.

ÖZET

BPM NEDİR? OTOMATİNİN İŞLENMESİ VE İŞLEMLERİ DESTEKLEYEN İŞ SÜREÇLERİNİ İYİLEŞTİRMEK İÇİN BİR METODOLOJİ VE TEKNOLOJİDİR.

Süreçlerinizi manuel olarak yönetirseniz büyümenin mümkün olmadığını gördük. E-posta veya Excel elektronik tabloları gibi araçlar geçici çözümlerdir. Excel elektronik sayfaları, birim arttıkça yönetilemez duruma gelir. Aynı şey e-postalarla gerçekleşir. Bu nedenle bunları yönetmek için uygun bir araca ihtiyacınız var.

Herhangi bir süreç geliştirilebilir ve mükemmelleştirilebilir ve bu görev için BPM sizin ana müttefikinizdir. SoftExpert BPM hakkında daha fazla bilgi edinin.