ECM'niz için 3 temel entegrasyon

ECM'niz için 3 temel entegrasyon

Düzenlemeyi yeni bitirdiğiniz belgeyi biliyorsunuz, ancak nereye kaydettiğinizi bilmiyor musunuz? Ya da asla kolay bulamayacağınız diğer önemli bir belge? Bir dosyayı yanlış klasöre kaydetme veya dosya adını yanlış girme işlemi, bir sonraki ihtiyacınız olduğunda onu bulmanızı zorlaştırır.

Muhtemelen zaten ECM (Kurumsal İçerik Yönetimi) çözümleri ve içerik yönetimi için sağladıkları tüm faydaları biliyorsunuzdur Onları bilmiyorsanız veya sadece hafızanızı yenilemek istiyorsanız,burada bulunan yazıyı okumanızı öneririm .

Bu yazının amacı, içerik yönetimi değil se başına değil, diğer potansiyel içerik üreten çözümlerle entegre zaman oynadığı rol.

Kuruluşumun tüm bilgileri tek bir yerde olsaydı, hepsi çok kolay olurdu! Ama bu tam tersi. Farklı yerlerde depolanır, farklı akışları izler ve birçok farklı formata sahiptir.

ECM'yi ana bilgi kaynakları ile bütünleştirmeye yönelik akıllıca bir yaklaşım, araştırma için harcanan zamanı ve hata olasılığını azaltırken, mevcut iş sistemlerinizden daha fazla verimlilik almanıza yardımcı olur.

ECM çözümünüzle bütünleştirmeyi düşünmeniz gereken üç ana iş sistemi:

ERP (Kurumsal Kaynak Planlama)

Bu sistem kesinlikle entegrasyon için en önemli araçtır çünkü girip çıkan tüm muhasebe bilgileri için bir kanaldır. ECM'yi ERP ile entegre etmek, muhasebe işlemlerini basitleştirmek için çeşitli yollar sunar.

Alacak hesapları için, örneğin, artık kağıt faturalar yazdırmanız ve dijital dosyaları ayrı ayrı kaydetmeniz gerekmez. Bunun yerine, neredeyse ECM'de “yazdırırsınız”. Daha sonra, ECM müşteriye e-posta yoluyla gönderirken, otomatik olarak kendi kayıtlarınız için bir kopyasını saklar.

Bu, muhasebecinin elindeki tüm ilgili bilgilere sahip olması nedeniyle süreçte zaman kazanmanıza yardımcı olur: fatura, teslimat kanıtı, orijinal satınalma siparişi ve ilk teklif. Bu erişim kolaylığı hataları azaltır ve süreci hızlandırır; bu da ödemelerdeki gecikmeleri azaltma ve daha iyi nakit akışı sağlama eğilimindedir.

Ödenecek hesaplar için ECM entegrasyonu ERP sisteminizde bilgi edinmenin etkili bir yolunu sunar. Örneğin, ödeme onaylama sürecinde, muhtemelen faturadaki satıcı adı, fatura numarası, toplam tutar vb. Gibi birçok bilgiyi zaten yakaladınız. Sistemleriniz entegre değilse, bu genellikle birisinin bu verileri ERP sistemine manuel olarak girmesi gerektiği anlamına gelir.

Bunun yerine ECM entegrasyonu, ödeme verilerinin ERP sistemine yüklenmesini kolaylaştırır. Bu, yalnızca talep ettiğiniz ve aldığınız ürün ve hizmetler için ödeme yaptığınızdan emin olmanıza yardımcı olarak verimliliği ve doğruluğu artırır.

CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi)

CRM ve ECM platformlarını entegre etmek, iletişim, e-postalar ve faturalar gibi müşteri dokümanlarını saklayarak ve geri alarak verimliliği arttırır.

CRM sistemi üzerinde çalıştığınızı ve bir iletişim kurmak zorunda olduğunuzu hayal edin. CRM muhtemelen uygun düzende bir Word dosyası oluşturan ve birden fazla alanı (adres, müşteri adı vb.) Otomatik olarak doldurmak için müşteri kaydını kullanan mevcut bir şablona sahiptir. Mektup hazır olduğunda, yazdırabilir veya elektronik olarak müşteriye gönderebilir ve bir kopyasını kaydedebilirsiniz.

Belgeyi yazdırır ve bir kopyasını başka bir yere kaydetmek için “farklı kaydet” işlevini kullanmaya çalışırsanız, hata fırsatları ortaya çıkmaya başlar. Kopyayı doğru dosya adıyla ve doğru klasöre kaydetme konusunda endişelenmeniz ve bazen farklı yerlerde saklamak için iki veya üç kez kopyalamanız gerekir.

Meta verileri elle girmek için kullanıcılara güveniyorsanız, veri tutarlılığından ödün veriyor olabilirsiniz. Bir kişi CRM'de “XYZ Şirketi” yazabilir, ancak dosyayı kaydederken onu “XYZ” olarak kısaltabilir. Bu tür tutarsızlıklar, gerekli belgeleri bulma konusunda sorunlara yol açmaktadır.

ECM entegrasyonuyla, tüm arşivleme ve indeksleme otomatik olarak arka planda gerçekleştirilir. ECM çözümü, mektubun basılı kopyasını yazdırırken dijital kopyayı kaydeder ve belgeyi otomatik olarak kolay alınıyor, şirket adını, fatura numarasını vb. Alır. çalışanlar için.

E-mail

Şirketinizde Microsoft Exchange veya Outlook kullanılıyorsa, her çalışanın e-posta klasörü bilgi kutusu gibi davranır. Bu e-postalarda bulunan bilgileri, herkese iletmeden (bunlarla ilgilenebilecek ya da ilgilenmeyebilecekleri) kolayca paylaşamazlar. İdeal olarak, tüm kuruluşla ilgili e-postalar, kolayca erişilebilecekleri merkezi bir belge merkezine yönlendirilmelidir.

E-posta sisteminizle ECM entegrasyonu, kullanıcıların gelen ve giden mesajları seçici bir şekilde arşivlemelerini sağlar. Seçilen e-postaları otomatik olarak saklayan ve dizine ekleyen, erişim ayarlarına bağlı olarak diğer meslektaşların kullanımına sunulan bir eklenti kullanabilirsiniz.

Sonuçta ECM, tüm belgeleriniz ve bilgileriniz için merkezi bir depodan çok daha fazlasıdır. Aynı zamanda bu bilgiyi verimli bir şekilde yakalamak, almak ve paylaşmak için bir araçtır. ECM'yi mevcut iş sistemlerinizle (özellikle ERP, CRM ve E-postalarınızla) entegre etmek, kuruluşunuz genelinde önemli avantajlar sağlar.

Bir ECM çözümünün verimliliğinizi ve verimliliğinizi nasıl artırabileceğini bilmek ister misiniz? Ücretsiz e-Kitabımızı indirin “ Şirketinizde doküman yönetimi nasıl geliştirilir ”