Elektronik dosyalarınızın organizasyonu nasıl geliştirilir

Elektronik dosyalarınızın organizasyonu nasıl geliştirilir

Şirketler her gün çok miktarda elektronik dosya üretir ve iletir. Bu bilgiyi kolay ve verimli bir şekilde düzenleyebiliyor musunuz, yoksa bu büyük bir zorluk mu?

Belgeleri yerel olarak masaüstünde, dizüstü bilgisayarlarda ve mobil cihazlarda depolamanın yanı sıra, şirketler bulutları temel iş uygulamaları ve dosya depolaması için kullanıyor.

Depolama sorununu daha da karmaşık hale getirmek için birçok şirketin çalışanları ile belgeleri paylaşması gerekir. Küçük bir şirkette, bu genellikle ağa bağlı bir dosya sunucusu veya depolama aygıtı kullanılarak gerçekleştirilir. Paylaşılan mobil erişim gerekiyorsa, belgeler bulutta saklanabilir ve erişim kontrolleri atanarak paylaşılabilir.

Daha büyük firmalarda, doküman yönetim sistemleri kullanılır, ancak bu sürecin etkinliğini garanti etmeleri gerekmez.

Tüm bunların sonucu olarak, dosyaları bulutta saklanan bazı belgeler, kabul edilen doküman yönetim yazılımındaki bazı dosyalar ve bir yerde veya başka bir yerde saklanan bazı yerel dokümanlar ile yönetme kabusu olabilir.

Organizasyon sihirli kelimedir

Dokümanların saklandığı her yerde, düzenli ve güncel olmaları önemlidir. Elektronik dosya yönetiminin amacı, bilgi oldukça eski olsa bile, aradığınızı bulabilmenizi sağlamaktır.

İyi haber şu ki, bunun için özel bir yazılımınız olmasa bile dosyalarınızı düzenli tutmanız mümkün ( tabii ki çok yardımcı oluyorlar ve başka türlü bulunmayan özellikler sunuyorlar ). Aşağıdaki dosya yönetimi ipuçları, dosyalarınızı düzenli ve erişilebilir tutmanıza yardımcı olur:

1. Programlar için varsayılan yükleme klasörlerini kullanın.

Programları ve uygulamaları yüklerken varsayılan konumları kullanın. Windows'ta, program dosyaları -> Program Dosyaları klasöründe saklanır. Başka yerlere uygulama yüklemek kafa karıştırıcı ve gereksizdir.

2. Tüm belgeler için tek bir yer

Tüm belgelerinizi tek bir "kök" klasörüne yerleştirin. Windows ortamındaki tek bir kullanıcı için varsayılan konum Belgelerim klasörüdür.

Bir dosya paylaşım ortamında, aynısını yapmaya çalışın. Tek bir kök klasörü (örneğin “Paylaşılan Belgeler” olarak adlandırılır) oluşturun ve tüm belgeleri kök klasör içindeki alt klasörlerde saklayın. Tüm elektronik belgeler için tek bir yere sahip olmak, bir şeyleri bulmayı ve yedekleme yapmayı kolaylaştırır.

3. Mantıksal bir hiyerarşide klasörler oluşturun

Klasörler, bilgisayar dosyalarınızın çekmeceleri gibidir. Klasörlerinizi adlandırmak için basit dili kullanın.Gelecekte bu klasör listesine bakmak istemez ve “GTX” in (veya icat ettiğiniz diğer yaratıcı kısayolların) ne anlama geldiğini merak edemezsiniz.

4. Klasörler içindeki yapı klasörleri

Gerektiğinde üst klasörler içinde yeni klasörler oluşturun. Örneğin, “Faturalar” adlı bir klasörde “2018”, “2017” ve “2016” adlı klasörler bulunabilir. Bir müşteri için adlandırılmış bir klasör “müşteri verileri” ve “iletişim” klasörlerini içerebilir. Amaç, bir sürü yetim dosyayla uğraşmak yerine tüm dosyaları tek bir klasörde bulundurmaktır. Ancak, karmaşık, çok katmanlı klasör yapıları oluşturmaktan kaçının.

5. Dosya adlandırma kurallarına uyun

Bazı işletim sistemleri (Unix gibi) dosya veya klasör adlarında boşluklara izin vermediğinden, bilgisayar ortamı karışıksa bundan kaçının. Bunun yerine, sınırlayıcı olarak alt çizgi kullanın. / Gibi diğer karakterler <> \: * | “^ Ayrıca Windows'ta dosya veya klasör adlarına da izin verilmiyor.

Kolay tanımlama ve kurtarma için açıklayıcı dosya adları kullanın, ancak aşırıya kaçmayın. Dosya / yol adları, işletim sistemine bağlı olarak değişen boyut sınırlarına sahiptir. Windows'ta bir dosya yolunun maksimum uzunluğu (örneğin, sürücü harfi + klasör adı + dosya adı) 260 karakterdir.

6. spesifik olun

Elektronik dosyalara belirli, mantıksal adlar verin ve mümkünse dosya adlarına tarih ekleyin. Dosyaları adlandırmanın amacı, dosyayı açmak zorunda kalmadan dosyanın ne olduğunu bilmektir.

Dosyaları e-posta veya mobil cihazlar üzerinden paylaşıyorsanız, klasör bilgilerinin paylaşılan dosyaya dahil edilmeyeceğinden dosya adının daha belirli bilgiler içermesini isteyebilirsiniz. Bunu aklında tut.

7. Oluşturduğunuzda saklayın

Bir belgeyi kaydetmenin ve kaydetmenin en iyi zamanı, onu oluşturduğunuz zamandır. Dolayısıyla, belgeyi adlandırmak, kaydetmek ve saklamak için “Farklı Kaydet” iletişim kutusunu kullanma alışkanlığını edinin.

8. Dosyaları ihtiyaçlarınıza göre sipariş edin

Çok kullandığınız klasör veya dosyalarınız varsa, dosya adının başındaki sayıları veya harfleri kullanarak yeniden adlandırarak onları dosya listesinin en üstüne getirin.

9. Dosyalarınızı düzenli olarak temizleyin

Neyin eski ve neyin yeni ve önemli olduğunu ayırt etmek her zaman kolay değildir, bu nedenle bilgisayarınızı düzenli olarak temizleyin.

İşletmeyle ilgili dosyaları silmeyin, kesinlikle bir daha dosyaya ihtiyacınız olmayacağından emin değilseniz.Bunun yerine, kök klasörünüzdeki ana klasör koleksiyonunuzda, “Eski” veya “Etkin Değil” adlı bir klasör oluşturun ve karşınıza çıktığında eski dosyaları bu klasöre taşıyın.

10. Dosyalarınızı düzenli olarak yedekleyin

Kullanılan yöntem ne olursa olsun, düzenli bir yedekleme prosedürü tanımlamak ve izlemek önemlidir.

Zaman kaybetmeden ihtiyacınız olanı bulun

İyi dizine alınmış dosyalarınız varsa, arama / bulma işlevi çok verimli olabilir, ancak hiçbir zaman doğrudan bir klasöre veya dosyaya gitme kolaylığını sunmaz. Bu dosya yönetimi ipuçlarını sürekli takip ediyorsanız, bir şeyin nerede olduğunu bilmiyor olsanız bile, nerede olması gerektiğini bilirsiniz.

Belge yönetim yazılımı kullanmanın sadece büyük şirketlere fayda sağlamadığını da belirtmek önemlidir. Çok eksiksiz bir çözümün, büyüklüğünden bağımsız olarak, her işletme için uygun maliyetli olduğunu keşfettiğinizde şaşıracaksınız.