Etkili bir İç Denetim Raporu nasıl hazırlanır

Etkili bir İç Denetim Raporu nasıl hazırlanır

İç denetimler, şirketlere, değiştirilmesi gereken alanların veya işlemlerin belirlenmesi, yeni risklerin bulunması ve kurumun dış denetim için hazırlanması gibi çeşitli faydalar sağlayabilir.


Bu nedenle üst yönetim denetimlerin keşiflerini ve sonuçlarını anlamalı, tüm iç denetimleri planlama ve yürütme çabalarını değerli kılmalıdır. İç denetim raporunun geldiği yer burasıdır.


Nasıl çalıştığına bakalım.

İç denetim raporu nedir?

İç denetim raporu, denetimin resmi sonuçlarını içeren bir belgedir. İç denetçi tarafından neyin incelendiğini, pozitifleri, negatifleri ve sonuçları vurguladığını göstermek için kullanılır, böylece şirket yönetimi neyin iyi gittiğini ve neyin iyileştirilmesi gerektiğini bilir.

Rapor dikkatlice hazırlanmalıdır. Ancak bu noktada birçok iç denetçi başarısız oluyor.

Denetimin sonuçlarının yararlı olmasını sağlamak için metnin açık, nesnel ve tarafsız olması gerekir ve kuruluş bunları eylemlerin yönünü belirlemek için bir rehber olarak kullanabilir .

Rapor hazırlanırken ne yapılması gerekiyor?

Yukarıda tartışılanları yineleyen iç denetimleri gerçekleştirmenin yararlarından biri de iyileştirme fırsatları bulmaktır. Buna dayanarak, denetçi rapor hazırlarken odaklanmalıdır. Denetçi aşağıdakilerden kaçınmalıdır:

  1. Suçlu partiler bulmak veya belirli bir kişinin hata yaptığını belirtmek;
  2. Problemleri evrensel olarak görmek;
  3. Kaçınılmaz bir rapor hazırlamak;
  4. Gereksiz teknik terimleri uygulamak;
  5. Kendi çalışmalarına gülmek. Rapor doğal ve anlaşılır bir tonda olmalıdır.

Bir iç denetim raporu nasıl hazırlanır?

1. Bir kapak yapın

İlk izlenimin kalıcı olduğu söylendiğini hiç duydunuz mu?

Denetçinin çalışması iyi bir izlenim bırakmalıdır, bu yüzden kaliteli bir kapakla başlamanız çok önemlidir. Üst yönetimin denetim sonuçlarıyla ilk temas noktası olacaktır; bu nedenle aşağıdaki gibi bilgileri sunmak önemlidir:

  • Rapor başlığı
  • Sorumlu denetçinin adı
  • Denetim bitiş tarihi
  • Denetlenen şirketin veya iş biriminin adı.

İç denetim şablonu

 2. Giriş taslağı

Denetçi bu bölümü, denetlenen alanla ve denetlenen alanlarla ilgili bilgiler içeren, denetimin yürütülmesinde hangi standartların destek verdiğini (Örn: ISO 9001, ISO 14001) içeren bilgilerle birlikte okuyucuyu herhangi bir tarihsel bilgi hakkında bilgilendirmek için kullanmalıdır. Raporun tamamını okumadan önce gerekli olabilir.Bu şekilde, raporu okuyan herkes denetimin yürütülmesine neden olan nedenleri anlayabilecektir.

Örnek: Rapor, şirketin faaliyetlerini etkileyen yeni mevzuatın ortaya çıkmasını kapsayabilir. Giriş, bu noktaya uygulanan yasaları eksiklikleri ile birlikte ve yeni yasanın bu konularla nasıl başa çıkmayı hedeflediğini açıklayabilir.

3. Yönetici özeti oluşturun

Yönetici özeti, yapılan çalışmanın sonuçlarına ilişkin kapsamlı bir tartışma içermelidir. Aşağıdaki gibi yapılandırılmalıdır:

  • Nelerin denetlendiğinin, hedeflerin, kapsamın, başlangıç ​​ve bitiş tarihlerinin kısa bir açıklaması.
  • Denetçinin sonuçlarını görüşün.

Örnek: Denetimin asıl amacının, kuruluşun süreçlerini yeni yasaya bağlılık / boşluk seviyesini belirlemek amacıyla değerlendirmek olduğunu belirtin. Sonunda, ana sonuçlardan birinin şirketin tesislerini adapte etmesi gerektiği söylenebilir.

4. Kullanılan Terminolojiyi tanıtmak

Bir sonraki bölümde, raporun hazırlanmasında kullanılan terimler gösterilmeli ve böylece herkes sunulan bilgileri anlayabilmelidir.

Örnek: ISO'ya herhangi bir referans varsa, bunun Uluslararası Standardizasyon Örgütü anlamına geldiğini açıklığa kavuşturmak önemlidir.

5. Denetim Planını Tartışın

Denetim planı, baş denetçiye isim vermeli ve niteliklerini takımdaki diğer denetçilerle birlikte listelemelidir. Bu bölüm ayrıca değerlendirilen belgeleri tanımlamalı ve görüşülen kişileri isimlendirmelidir.

Denetçi, denetim sırasında izlenen aşamaları ( süreçlerin haritalanmasına yardımcı olacak bir araç ) ve değerlendirilen belgeleri ve görüşülen kişileri seçmek için hangi kriterlerin kullanıldığını açıklamalıdır.

6. Bulunan gerçekleri tanımlayın

Bir şey belirlenmiş standartlarla uyumlu değilse, denetçi bulunan gerçekleri ve kanıtları açıklayan not almalıdır.

7. Önerileri tartışın

Son olarak, denetçi raporu, kuruluşun gelişmesi için “Tavsiyeler” konusunda bir bölümle sonuçlandırmalıdır.Bu aşamada, denetçi aşağıdaki hususları dikkate almalıdır:

  • Olumlu olun: Denetçi şu anda neler olup bittiğine ve şirketin olumlu yönlerinin verimsiz alanlara veya işlemlere nasıl uygulanabileceğine odaklanmalıdır.
  • Belirgin olun: Denetçi, hangi yönlerin belirlenmiş standartlara uymadığına ve uyumu garanti altına almak için hangi eylemlerin uygulanması gerektiğine çok açık ve spesifik olmalıdır. Kimlerin harekete geçmesi gerektiği açık olmalı.
  • Özlü olun: Denetçi kısa önerilerde bulunmalı ve yalnızca gerçekten gerekli olan bilgileri ve ayrıntıları içermelidir.

Son düşünceler

Gördüğünüz gibi, etkili bir iç denetim raporu hazırlarken bazı adımlar atılmalıdır.

Üst yönetim üyeleri tam programlarla meşgul insanlardır. Denetçiler, yöneticilerin durumu anlayabilmeleri ve sürekli iyileştirme sağlamak için çalışabilmeleri için açık ve nesnel denetim raporları sunmaları gerektiğinin farkına varıyorlar. Bu bir iç denetim raporu aracılığıyla mümkündür.

Bu makalenin, bir iç denetim raporunun ne olduğunu, neden önemli olduğunu ve etkili bir raporun nasıl hazırlanacağını daha iyi anlamanıza yardımcı olacağını umuyoruz.

Bu makaleyi okuduktan sonra denetim hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? Öyleyse, burada daha önce blogda ele aldığımız daha fazla içeriğe bir göz atın!