Sıkıntılardan kaçınırken şirketinizin süreçlerini otomatikleştirme




Faaliyetleri yürütmek için daha verimli yollar arayan birçok kuruluş, işlerinin performansını artırmak ve daha iyi sonuçlar elde etmek için süreçleri otomatikleştirir.

Süreçleri otomatikleştirerek, önceden manuel olarak yapılan aktiviteler elektronik olarak yapılır, çalışanların katma değeri sağlayan stratejik aktivitelere daha fazla zaman ayırmalarını sağlar.

Genel olarak, bu daha düşük maliyetler ve daha iyi zaman kullanımı anlamına gelir ve bu da daha fazla verimlilik ve üretkenlik sağlar.

Bu avantajlara rağmen, işlemlerin otomatikleştirilmesi büyük özen gerektirir

İşlemleri otomatikleştirmek şirket için büyük kazanımlara yol açabilir. Ancak, bu her zaman tüm sorunları çözmek için uygun değildir.

Bu otomasyon, planlama ve hedeflerin ve önceliklerin belirlenmesini gerektirir. Bu adımları göz ardı etmek ve sadece tüm işlemleri otomatik hale getirmenin cazibesine düşmek biraz hayal kırıklığına neden olabilir.

Son derece basit süreçler veya sık sık gerçekleştirilmeyenler otomasyon için iyi bir aday değillerdir.İyileştirmeler elde etmek mümkün olsa da, bu özelliklere sahip işlemleri otomatikleştirmek için gereken çabaya değmez. Genel olarak, yöneticilere kayda değer sonuçlar elde edeceğini göstermek zordur ve bu gelecekte benzer projeleri imkansız hale getirebilir.

Otomasyon maliyetlerinin faydaları aştığı durumlar da vardır. Süreçleri uygun şekilde değerlendirmek gerekir, çünkü bazı durumlarda yatırım getirisi çok düşüktür ve otomasyon uygun değildir.

Bazı durumlarda, otomasyon müşteriler için engel oluşturur. İşleri kolaylaştırmak yerine, müşteriyi hayal kırıklığına uğratır ve olumsuz bir deneyim yaşamalarına neden olur. Bu durumlarda, bir işlemi otomatikleştirmenin değip değmeyeceğini de değerlendirmelisiniz.

Sonunda ne tür bir süreç otomatikleştirilebilir?

Artık otomasyonun ne zaman uygun olmadığını belirten bazı hususlara aşina olduğunuza göre, hangi işlemlerin otomasyon girişimleri için iyi aday olduğunu öğrenin.

Tekrarlayan süreçler

“Kısa” işlemlerle, tekrarlayan etkinliklerle başlayın, ancak güvenilir olması gerekir. Otomasyon karmaşık işlemleri daha sağlam hale getirebilse de, daha basit işlemlerle başlamak işleri kolaylaştırır. Bir bütün olarak şirkete sorun çıkarmadan olası sorunlardan daha hızlı bir şekilde kaçınılabilir. Sonuçlar kısa sürede de gösterilebilir. Başarılı bir durumda, yöneticileri ikna etmek ve diğer benzer girişimler için onay almak kolaylaşır.

Hata oranı yüksek işlemler

İş akışları genellikle çeşitli alanlara nüfuz eder ve nihai bir sonuca götürmeden önce çeşitli aktörleri içerir. Bu senaryo, manuel kontrol mekanizmalarıyla paralel olarak, şirkete gereksiz maliyetler getiren önemli bir gecikme, hata ve iş geri ödemesi kaynağı olabilir. Otomasyon bu durumlardan kaçınabilir ve işlemlerde daha yüksek kaliteye yol açabilir.

Doğası gereği yavaş olan süreçler

Yasal sorunlara karşı yürütülen bazı süreçler var. Devam etmek için, şirketin kontrolünde olmayan dış faaliyetlere dayanırlar. Otomasyon, bu süreci daha da yavaşlatan bazı bilgilerin ihmal edilmesini önler.

Dağınık süreçler

Bazı iş süreçleri “yayılır”. Başlangıç ​​ve bitiş arasında bilgiler çeşitli elektronik tablolar ve farklı sistemler aracılığıyla girilir. Bu özellikler, sürece eşlik etmeyi ve son teslim tarihlerini ve sorumluluklarını kontrol etmeyi zorlaştırır. Çoğu zaman, bu özelliklere sahip işlemleri hızlandırmak ve her şeyi tek bir iş akışı içinde merkezileştirmek mümkündür.

Sert ERP iş akışına sahip işlemler

Son olarak, ERP aracılığıyla uygulanan, ancak çok katı bir iş akışı kullanan işlemler var. Genellikle bunlar, özelliklerine bağlı olarak onay için farklı bölümlere gönderilmesi gereken talepleri içerir. Bu departmanları tanımlarken ERP'lerin çok az esneklik sunması yaygındır; bu, BPMS üzerinden otomasyonun bazı kazanımlar sağladığı anlamına gelir.

Artık şirketinizde hangi işlemlerin otomatikleştirilebileceğini daha iyi bildiğinize göre, süreçlerinizin mükemmelliğini geliştirmek, otomatikleştirmek ve yönetmek için en eksiksiz ve yenilikçi çözüm olan SoftExpert BPM hakkında daha fazla bilgi edinin.