Uygunsuzlukları etkin bir şekilde yönetmenin sırrı

Uygunsuzlukları etkin bir şekilde yönetmenin sırrı

Sıklıkla tüm uyumsuzlukların kaydedildiği, kök neden analizi için sunulan ve düzeltici bir eylem planı verilen yönetim sistemlerine rastlıyoruz. Ancak tüm olaylar aynı mıdır? Hepsi aynı şekilde mi ele alınmalı?

Uygunsuzluklar, tekrar etmelerini önlemenin yanı sıra süreçlerdeki sapmaları tespit etmeyi ve düzeltmeyi amaçlar. Çeşitli şekillerde ortaya çıkabilirler: Bir müşteri şikayetinden veya bir denetim sırasında, diğer durumlarda.

Sık sık, olaylar aynı dikkatleri çeker ve kritik ve kritik olmayan olaylar arasında bir ayrım yoktur. Bu başlangıçta işe yarayabilir, ancak uzun vadede zararlı olabilir. Tüm olaylar için aynı yaklaşımı benimsemek, kritik olayları maskeleyebilir, aynı zamanda aşırı yük ve yönetim sistemini tehlikeye atabilir.

Kolayca düzeltilebilir olayları belirleme yeteneği, süreci hızlandırmak ve daha verimli hale getirmek için önemli bir adımdır.

Uygunsuzlukların kritikliğe göre sınıflandırılması

Genellikle uygunsuzlukların ele alınması, oluştukları sıraya göre yapılır. Ancak birçoğu şirket için genel bir tehdit oluşturmuyor.

Risk yönetiminin devreye girdiği yer burasıdır. Ciddiyet, aciliyet, eğilim veya sıklık gibi sisteme girdiklerinde meydana gelen olaylara farklı kriterler atamanıza yardımcı olur. Bu kriterleri belirleyerek her bir uyumsuzluk için öncelik seviyesini tanımlayabilirsiniz.

Bu, hangilerinin şirkete en çok zarar verdiğini ve hangisinin derhal ilgilenmesi gerektiğini açıkça tespit etmenizi sağlar.

Uygunsuzluğa ne sebep oldu?

Önceliklerin farkında olduktan sonra, bir sonraki adım Kök Sebep Analizinin nasıl yapıldığını anlamaktır. Bu süreç diğerleri arasında kalite yönetim sistemleri , çevre yönetim sistemleri, sağlık ve güvenlik ve varlık yönetim sistemleri için sonuçları olabilecek kök nedenlerin araştırılmasına ve kategorilendirilmesine yardımcı olmaktadır .

Bu adımda, Ishikawa Diyagramı (balık kılçığı diyagramı olarak da bilinir), 5 Whys ve FTA (Hata Ağacı Analizi)gibi araçlar uygulanabilir.

Bu araçları kullanarak yalnızca ne olduğunu ve uygunsuzluğun nasıl gerçekleştiğini değil aynı zamanda neden olduğunu da belirleyebilirsiniz. Sadece nedenleri belirledikten sonra düzeltici önlemleri belirleyebilirsiniz.

Düzeltici Faaliyet planını nasıl tanımlarsınız?

Bir eylem planı , her bir rolde yer alan kişilerin tanımlanmasını ve ardından, her düzeltici eylemin başarıyla uygulanabilmesi için yapılması gereken teslimlerin ve eylemlerin atanmasını içerir.

İş akışlarını ve akıllı iş kurallarını kullanmak, hedeflerinizin zamanında yerine getirilmesini sağlayarak bu süreci basitleştirmeye yardımcı olur. 5W2H aracı genellikle bu aşamada kullanılır. Her eylem bu soru sırasını cevaplayarak planlanmalıdır:

  • Ne?
  • Ne zaman?
  • Kim?
  • Nerede?
  • Niye ya?
  • Nasıl?
  • Ne kadar?

Bu bilginin el altında olmasıyla birlikte eylem planı uygulanabilir.

Etkinlik kontrolünün yapılması

Düzeltici faaliyetlerin uygulanması tamamlandıktan sonra, etkinlik kontrolünün yapılması zamanı gelmiştir.Bu adım tipik olarak, eylemlerin uygulanmasından sonraki haftalardan aylara değişen bir süre zarfında gerçekleşir.

Bir kez daha, risk yönetimi devreye giriyor. Düzeltici faaliyetler ve risk yönetimi arasındaki entegrasyon, eylemlerin planlama aşamasındaki risk parametrelerine uygun olmasını sağlamaya yardımcı olur.Gerçekleştirilen eylemler bu parametreleri karşılarsa, eylemlerin etkili olduğu anlamına gelir. Aksi takdirde, eylem planının yeniden planlanması ve uygulanması gerekecektir.

Uyumsuzluk sürekli iyileştirme için önemli bir araçtır. Uyumsuzluk yönetiminde mükemmellik elde etmek, doğru adımları izlemenizi, her bir etkinliği en yüksek verimlilikle gerçekleştirmenizi ve sürekli bir iyileştirme süreci uygulamanızı gerektirir. Bu zorlukların üstesinden gelmek için doğru teknolojiden destek de önemlidir.