Belge Yönetim Sistemi Nasıl Geliştirilir_

Türkçe Kaynaklar / Softexpert E-Books

Sosyal Ağlarda Paylaş

Bağlantı Paylaş

Use permanent link to share in social media

Bir arkadaşına paylaş

Lütfen giriş bunu göndermek için presentation Email ile !

Web sitenize yerleştirme

Başlamak için bir sayfa seçin

17. Take your business to the next level www.softexpert.com | [email protected] Disclaimer : The content of this publication may not, in whole or in part, be copied or reproduced without prior authorization from SoftExpert Software . This publication is provided by SoftExpert and/or its network of affiliates strictly for informational purposes, without any guarantee of any kind . The only guarantees related to SoftExpert products and services are those contained within a contract . Some product functionalities and characteristics presented herein may be optional or may depend on the makeup of the offer(s) acquired . The content of this material is subject to change without prior notice .

1. Belge Y ö netim Sistemi Nas ı l Geli ş tirilir? www.softexpert.com

15. Belge y ö netim sisteminizi otomatikle ş tirmek, i ş inizde performans ve verimlilik oranlar ı n ı y ü kseltmek , hatalardan ka çı nmak ve yeniden ç al ı ş mak i ç in ö nemli bir bile ş endir . SoftExpert ECM, aradı ğ ınız sonuçları elde etmek için gereken tüm deste ğ i sa ğ lar . Çö z ü m hakk ı nda daha fazla bilgi edinin : www.softexpert.com

12. belgeleri sakladığını A r t ı k h i ç k ul l a nma d ığın düşünmeyi bıraktın mı? Her bir kurulu ş belgesi, genellikle yerel uyumluluk gereklilikleri veya kurulu ş un kendisi tarafından olu ş turulan politikalar ile tanımlanan bir ömre sahiptir . Hem fiziksel hem de elektronik belgeler depolama alanı gerektirir . Gereksiz maliyetleri önlemek için, kullanım ömrünün sonunda içeri ğ i atmak için politikalar olu ş turmalısınız .. 09 | Tutma Kurallar ı 'n ı Uygula www.softexpert.com

13. The Ş irketinizin belge yönetim sistemini geli ş tirmeye yönelik son strateji, bir denetim izi uygulamaktır . Bu kaynak, bir dokümanda gerçekle ş en her ş eyi "kim kimin ne zaman ne zaman yaptıklarını" gösterir . Bir denetim izi ile, i ş leminizdeki zayıflıkları belirleyebilir ve sistemde iyile ş tirmeler yapmaya devam edebilirsiniz .. Kendi sisteminizin uyumlu olmasını sağlamak, endüstri standartlarına ve yönetmeliklere de uyum sağlamayı çok daha kolay hale getirir . 10 | Denetim İ zi Uygulay ı n www.softexpert.com

2. İ htiyacınız oldu ğ unda kolayca bir sözle ş me veya politika bulabilir misiniz? Ve bunu buldu ğ unuzda, do ğ ru sürüm oldu ğ undan emin misiniz? Bir belgenin de ğ i ş tirilip de ğ i ş tirilmedi ğ ini ve kimin de ğ i ş tirdi ğ ini nasıl anlarsınız? Bilgi güncellendi ğ inde otomatik olarak bilgilendiriliyor musunuz? E ğ er bu sorulardan herhangi birine verilen cevap “hayır” ise, belgelerinizde sorun ya ş adı ğ ınız için büyük bir ş ans var demektir. Ama senin durumun e ş siz de ğ il. İ çerik yönetimi birçok organizasyon için bugün bir meydan okuma olmaya devam ediyor. www.softexpert.com

14. Artık ş irketinizin belge yönetim sistemini nasıl geli ş tirece ğ inizi artık biliyorsunuz, süreç otomasyonu ve iyile ş tirme , düzenleyici uyum ve içerik yönetiminde mükemmeliyet için piyasadaki en eksiksiz ve yenilikçi çözüm olan SoftExpert ECM (Kurumsal İ çerik Yönetimi) hakkında daha fazla bilgi edinin . SoftExpert ECM SoftExpert ECM, organizasyonel süreçlerle ilgili içerik olu ş turmak, yakalamak, yönetmek, saklamak ve sunmak için gereken temel içerik yönetimi hizmetlerini sa ğ layan sa ğ lam bir platformdur . Yapılandırılmamı ş içeri ğ i merkezile ş tirmek ve tüm içerik ya ş am döngüsünü daha iyi yönetmek için pratik bir yazılım çözümüdür . Çözüm, yönetim, i ş akı ş ları, arama ve ar ş ivleme ile sözle ş me yönetimi ve mühendislik doküman yönetim sistemi (EDMS) gibi uygulamaların yakalanması, belgelenmesi ve kaydedilmesi için yetenekler de dahil olmak üzere tek ve bütünle ş ik bir ortam sa ğ lar . www.softexpert.com.br

6. K u r ul u ş l a r , i ş l e rin i yür ü t m ek v e ta k i p e t m ek içi n çok m i k ta r d a b e l ge yeteneklerinin ol u ş t u r u r . İ ç e r i ğ i ge z in m e v e ar a m a k u l l a nı m ı kol a y h a l e g e t i r m ek için belgelerinizi sınıflandırmanız gerekir, Taksonomi olarak bilinenleri geli ş tirmeniz gerekir. • Örne ğ in bir satı ş i ş leminde, a ş a ğ ıdaki gibi birkaç ilgili belge vardır: • Fiyatlandırma sayfaları • Teklif • Sözle ş meler Ş irketin süreçlerini tanımlarken ve analiz ederken, i ş in anatomik yapısını anlayacaksınız ve taksonominizin temelini olu ş turacaksınız . 03 | Bilgiyi S ı n ı fland ı r www.softexpert.com

8. Belge ş ablonları, bir depoya içerik eklemenin daha kolay bir yoludur. Word veya Excel gibi ofis araçları, üstbilgi ve altbilgiler, resimler, tablolar, formüller ve daha fa rk l ı belge ö ğ eyi ş ablonları fazlası gibi birçok standartla ş tırabilece ğ iniz olu ş turmanıza olanak tanır. Bu k ay na k, s t a ndartla r ı n ı z ve politikalar ı n ı zla uyumlu profesyonel ş irket b e lg e ler olu ş turman ı za olanak tan ı r. Sonuç olarak, yerle ş imleri standartla ş tırabilir, çizim sürecini hızlandırabilir ve bilgilerin tutarlılı ğ ını artırabilirsiniz . 05 | Ş ablonlarla Zaman Kazan ı n www.softexpert.com

9. İ çerik kontrolü ve içeri ğ in yönetimi eksikli ğ i, kurumları giderek artan güvenlik risklerine maruz bırakıyor . Tüm çalı ş anların, kurulu ş un tüm belgelerine tam eri ş ime ihtiyacı yoktur . Yeterli erişim kontrolleri oluşturarak, içerik daha güvenli hale getirilir ve bilgilerin kötü niyetli veya yanlışlıkla değiştirilmesi veya silinmesi engellenir . Bazı belgelerin personel tarafından düzenlenebilmesi ge r e k e b ili r , ancak di ğ e r l er i s a l t o k unur listelenmelidir. İ zin denetimleriyle, hiç o l a r a k ki m se sonlandırılmı ş olarak sınıflandırdı ğ ınızı de ğ i ş tiremez. İ zinleri mantıksal olarak ayarlayabilir ve ekibinizin eri ş im gereksinimlerini kar ş ılamak için gereken ş ekilde ayarlayabilirsiniz . 06 | G ü venlik Denetimleri Kurma www.softexpert.com

10. Ş irketinizdeki ki ş iler ne zaman e - posta g ö nderir ve ekip arkada ş lar ı n ı n bir belgeyi de ğ i ş tirmelerini veya ekli bir belge i ç in onay talep etmelerini isterler? Bu uygulama yava ş ve maliyetli, verimlili ğ i tehlikeye atıyor . Sistemi bu etkinlikleri merkezile ş tirecek bir yer olarak kullanmaya ba ş layın . Do ğ al olarak çalı ş anlar ve ekip arkada ş ları e - posta ve dı ş uygulamalar kullanmadan bu kanal üzerinden ileti ş im kurmaya ba ş layacaklar . Bir Kurumsal Çözüm, pazarlama ve satı ş tan ürün ve mühendisli ğ e kadar her departmandaki kullanıcıların, aynı belgede birlikte, kolay ve verimli bir ş ekilde birlikte çalı ş masına olanak tanır . 07 | İş birli ğ ini Te ş vik Etmek www.softexpert.com

7. Eri ş ilebilirlik, belge yönetiminin en önemli yönüdür ve Metadata, yapılandırılmamı ş kurumsal bilgileri yönetmenize ve kullanıcıların kolayca ve hızlı bir ş ekilde ihtiyaç duydukları bilgileri bulmasına yardımcı olabilir . Meta veriler, i ş in ba ğ lamı ile tanımlanmalıdır . Faturalar için Satıcı Adı, Tarih ve Fatura De ğ eri gibi özellikleri kullanabilirsiniz . İ nsan kaynakları kayıtları için, Çalı ş an Adı, Ulusal Kimlik ve Pasaport Numarası daha uygun niteliklerdir . Taksonomi ile birleştirilen meta veriler, belgelerin daha kolay bulunabileceği anlamına gelir . Bir dokümanı tanımlamak, açmanız gerekmedi ğ inden çok daha basit olabilir . Saklama politikaları uygulamanız gerekiyorsa, iyi tanımlanmı ş meta veriler süreci daha tutarlı ve daha hızlı hale getirir . 04 | Meta Verilerin İ yi Kullan ı lmas ı www.softexpert.com

5. İ k i n c i ö n e r i , t üm kur u m s a l i ç e r i ğ i merkezile ş tirmek için bir depo kurmaktır. Her d epa r t m an v e y a i ş b i ri m i i çi n bü y ük ş irketlerde birkaç tür belge ile çalı ş mak ve bunları yönetmek u y gu l a m ak o l a ğ an i ç i n f a rkl ı y ö n t e m l e r b i r d u ru m dur. Bu, olu ş turma ve da ğ ıtım faaliyetlerinde fazlalı ğ ı te ş vik etme e ğ ilimindedir . Kurumsal Belge Yönetimi Yazılımı bu çabaları birle ş tirir . Bilgiye h ı zl ı eri ş im, i ş isteklerine yan ı t verirken verimlili ğ i art ı r ı r . Bilgiye hızlı eri ş im yetene ğ i de karar verme süreçlerini geli ş tirir . Bilgiyi merkezile ş tirerek, çalı ş anlar, gerekli gördükleri zaman, önemli belgeleri kolaylıkla bulabilirler . 02 | Kurumsal İ ç eri ğ i Merkezile ş tirin www.softexpert.com

3. İ ç erik karga ş as ı elden çı kt ı ğ ı zaman, bir ç ok ş irket kay ı p belgelere veya son teslim tarihlerine uymamaya ba ğ l ı olarak devlet kurumlar ı taraf ı ndan uygulanan para cezalar ı na ö nemli miktarda b ü t ç e harc ı yor . Bu kurulu ş lar, bu maliyetleri azaltman ı n yollar ı n ı ar ı yor, belge y ö netim s ü re ç lerini daha ş effaf hale getiriyor ve bir ka ğ ı t sistemi ihtiyac ı n ı azalt ı yor . İ yi haber, sizin ve personelinizin belgeleri düzenlemesini iyile ş tirmek için de ğ i ş ikliklerin uygulanması zor olmak zorunda de ğ il . Bu e - Kitap, maliyetleri azaltmanıza ve doküman yönetim sürecinizin tüm potansiyelini en üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olabilecek bazı kolay uygulanabilen stratejiler sunar . www.softexpert.com

4. Belge yönetimini iyile ş tirmek için ilk tavsiyemiz : Ka ğ ı t belgeleri taray ı n ve bunlar ı elektronik bilgiye d ö n ü ş t ü r ü n ( ö r . PDF) . Bu, ka ğ ı t y ü k ü n ü ortadan kald ı rmaya ba ş lamak i ç in basit bir yoldur . Günümüzün rekabetçi pazarında, i ş lerini ka ğ ıt üzerinde sürdürmeye devam eden kurulu ş lar, ilgili maliyetleri yönetme konusunda sıkıntı çekeceklerdir . Verimlilik eksikli ğ i kesinlikle rekabet için bir fırsat olacaktır . Ka ğ ıt belgelerin bulunması zaman alıcıdır . Elektronik bilgi daha hızlı alınabilir ve yönetilebilir, izlenebilir ve yeniden kullanılabilir . Buna ek olarak, bu aynı zamanda ka ğ ıt ve ka ğ ıt yo ğ un i ş lemlerin i ş lenmesini azaltır veya hatta ortadan kaldırır . 01 | Elektronik Bilginin Ka ğ ı da D ö n ü şümü www.softexpert.com

11. Kurumsal dokümanlar her zaman de ğ i ş ebilir.. • Ne olursa ne olur? • Ş i r ke t in i z i n sa t ı c ı l a r ın ı n h e r bi r i f a r kl ı bi r f i y at listesiyle çalı ş ıyor mu? • Bazıları eski sözle ş me ş ablonları kullanıyorlardı? Elbette, bu sizin ve mü ş terileriniz için sorunlara yol açacaktır . Bu tür sorunları önlemek için, belge sürümlerini yönetmek için bir i ş lemi standart hale getirebilirsiniz . S ü r ü mlerin y ö netimi size yasal veya d ü zenleyici gereksinimleri gereksinimlerini kar ş ı lamak veya i ç in yeni i ş Be l g e d e ğ i ş i kli k l e rin i v e ya iyil e ş tirme l er i n i es ne k bir ş ekilde uygulama olana ğ ı sa ğ lar. Kurumsal İ çerik çözümü, belge de ğ i ş ikliklerini uygulamanıza ve eski sürümlerin geçmi ş ini korumanıza yardımcı olur . Ayrıca bildirimler sa ğ lar ve herkesin belgenin en güncel sürümüne eri ş mesini sa ğ lar . 08 | Belge S ü r ü m ü n ü Y ö netme www.softexpert.com

16. SoftExpert Excellence Suite About SoftExpert SoftExpert Excellence Suite, i ş performans ı m ü kemmelli ğ ini sa ğ lamak, kurumsal y ö neti ş imi, risk ve uyumluluk programlar ı n ı kolayla ş t ı rmak ve s ü rekli i ş s ü reci iyile ş tirmesini sa ğ lamak i ç in ba ğ ı ms ı z ve birle ş ik çö z ü mlerin en kapsaml ı ç er ç evesidir . Ş irketler bir seferde t ü m uygulamalara ihtiya ç duymayabilir veya ihtiya ç duyulduk ç a kademeli olarak b ü y ü yen bir uygulama mod ü l ü n ü bir seferde da ğ ı tmak isteyebilir . Se ç ilen strateji ne olursa olsun, sadece tamamen payla ş ı lan bir ortam, uygulamalar ı n ı n puzzle par ç alar ı gibi birbirine uymas ı n ı ve sorunsuz ç al ı ş mas ı n ı sa ğ lar . SoftExpert, kurumsal d ü zeyde i ş s ü reci iyile ş tirme ve uyum y ö netimi i ç in yaz ı l ı m ve hizmetlerde bir pazar lideridir ve kurulu ş lar ı n her d ü zeyde i ş performans ı n ı artt ı rmak ve end ü stri taraf ı ndan y ö netilen uyumluluk ve kurumsal y ö netim programlar ı n ı en ü st d ü zeye çı karmak i ç in en kapsaml ı uygulama paketini sa ğ lar . 1995 y ı l ı nda kurulan ve ş u anda d ü nya ç ap ı nda 2 . 000 'den fazla m ü ş terisi ve 300 . 000 kullan ı c ı s ı olan SoftExpert çö z ü mleri, ü retim, otomotiv, ya ş am bilimleri, yiyecek ve i ç ecek, madencilik ve metaller, petrol ve gaz, y ü ksek teknoloji dahil her t ü rl ü sekt ö rde lider kurulu ş lar taraf ı ndan kullan ı lmaktad ı r . teknoloji ve BT, enerji ve kamu hizmetleri, devlet ve kamu sekt ö r ü , finansal hizmetler, ula ş ı m ve lojistik, sa ğ l ı k ve di ğ erleri . SoftExpert, geni ş kapsaml ı uluslararas ı ortaklar a ğ ı ile m ü ş terilerinin yat ı r ı mlar ı ndan maksimum de ğ er elde etmelerini sa ğ lamak i ç in t ü m çö z ü mler i ç in bar ı nd ı rma, uygulama, sat ı ş sonras ı destek ve do ğ rulama hizmetleri sunmaktad ı r .

Görünümler

  • 262 Total Views
  • 204 Website Views
  • 58 Embeded Views

İşlemler

  • 0 Social Shares
  • 0 Likes
  • 0 Dislikes
  • 0 Comments

Paylaşım sayısı

  • 0 Facebook
  • 0 Twitter
  • 0 LinkedIn
  • 0 Google+

Gömülüler 2

  • 8 www.surecmerkezi.com
  • 7 178.211.55.61